O Danfe, sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é como se fosse uma impressão da NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica. Apesar de ser bastante necessário e comum, muita gente não sabe o que significa o DANFE. Principalmente, nem mesmo como fazer a emissão dele – especialmente os novos empresários e empreendedores. 

Para ajudar nessa tarefa, separamos abaixo informações sobre o que é o DANFE, como ele deve ser gerado e qual a sua importância de maneira geral. Veja!

 

O que é o DANFE?

 

Como já falamos acima, o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e. De forma bem simples de entender, podemos resumir esse documento como uma versão física, ou seja, impressa na NF-e. Essa versão, porém, devemos lembrar que é mais simplificada, resumida e que não contém todas as informações na nota fiscal – caso haja a necessidade de ter mais informações, é importante consultar a nota no sistema.

 

Para que serve o DANFE?

 

Existem uma série de utilidades para o DANFE, já que ele é um documento impresso que reúne algumas das principais informações de uma nota fiscal eletrônica. Entre as suas funções, podemos citar:

 

 

  • Oferecer o número de identificação da NF-e

 

 

Uma das principais funções do DANFE é oferecer um número chamado de chave numérica, que é utilizado para consultar as informações da própria NF-e. Quando há alguma dúvida sobre a nota fiscal e a necessidade de acessar as informações no sistema, o DANFE pode facilitar o processo com a chave de acesso que fica impressa no documento. 

 

 

  • Rastrear a mercadoria em trânsito

 

 

Outra função bastante clara do DANFE é ajudar no rastreamento de uma mercadoria que já saiu em trânsito. Afinal, no documento estão presentes informações importantes que podem facilitar esse monitoramento. Sendo assim, ele nos indica como quem fez a venda, para onde a mercadoria está sendo destinada, quanto foi pago nela, etc. Esse resumo dos dados ajudam muito no processo de rastreamento e estão à mão sem que haja necessidade de entrar no sistema para fazer a conferência. Porém, claro, se for preciso procurar informações extras, a chave de acesso contida no DANFE também será útil. 

 

 

  • Oferecer segurança à empresa

 

 

Quando você vende uma mercadoria para alguém que não é contribuinte da NF-e, o DANFE é bastante útil na hora de coletar a firma desse destinatário. Com isso, se torna possível comprovar a entrega da mercadoria de forma mais segura. É uma maneira prática de evitar dores de cabeça e garantir que a empresa esteja livre de qualquer tipo de problema. 

 

Veja que o DANFE tem uma série de funções e que ele é extremamente necessário para qualquer empresa. Portanto, é essencial que sua equipe responsável pelo setor saiba fazer a emissão corretamente.

 

Como gerar um DANFE de maneira correta?

 

Abaixo, vamos explicar de maneira bem simplificada como você pode emitir um DANFE de maneira correta. O processo é bastante tranquilo, veja!

 

1- O DANFE é um documento que deve ser impresso em tamanho A4, ou seja, tamanho de uma folha de sulfite. Bastante simples, ele pode ser encontrado no site da Receita Federal: basta clicar em busca e procurar por modelo de DANFE. 

 

2- Faça a impressão e preencha todos os dados necessários – no próprio documento estarão especificadas quais informações são essas. De forma geral, não se esqueça desses dados:

 

  • A chave de acesso para a sua NF-e. Esse é o dado mais importante do seu DANFE. 

 

  • Espaço para que haja possibilidade de assinatura. 

 

  • Código de barra em todas as páginas.

 

  • Dados completos do destinatário.

 

  • Dados completos da empresa.

 

3- Também é possível emitir o DANFE de forma online ou por meio de softwares que fazem a gestão de contabilidade. Seja como for, tome bastante cuidado com as informações e sempre revise para evitar problemas. No caso dos softwares, as chances de erro costumam ser menores, então, é válido investir neles quando há uma saída muito grande de mercadorias. Lembre-se de que o DANFE é um documento importante, mas que ele não irá substituir a Nota Fiscal Eletrônica. Mesmo assim, não deixe de fazer sua emissão e procure sempre a ajuda de um contador em caso de dúvidas – ele irá te auxiliar de maneira mais específica para o seu problema. 

 

4- Depois de emitir o DANFE, é fundamental fazer seu armazenamento por meio da assinatura digital. Sem essa validação, o documento passa a ser irregular e pode haver uma multa para sua empresa. Por isso, assim que o destinatário receber o documento, já faça a validação em seu sistema para evitar problemas. 

 

Após todos esses procedimentos, sua empresa está segura e não será autuada pelos fiscos quando houver a fiscalização. Sendo assim, sempre confira os documentos emitidos e faça a validação da maneira correta. Mais uma vez, vale dizer que o seu contador poderá te orientar nesse assunto e te ajudar a manter tudo em dia. 

 

Conclusões

 

Ao emitir o DANFE sua empresa terá mais segurança e certeza de quando e se a mercadoria chegou no destinatário. Apesar disso, é comum que as pessoas deixam de fazer isso por diferentes razões. Se você tem dúvidas de como funciona a emissão da DANFE ou não entendeu sua importância, procure seu contador e fale com ele sobre o assunto – dessa forma, ficará mais fácil garantir a segurança das suas negociações.

 

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